ハイブリッド型会議で生産性向上を目指すべき

昨日、経済評論家の勝間氏が寄せた「日本人の時間貧乏」を読んで、まさしく！と頷いてしまいました。

ここでは日本人が週当たりの労働時間が50時間を超える割合を、イギリス15％、アメリカ20％と比べて28％と顕著に高いことを数字で示した上で、ワークライフバランスの欠落が家庭崩壊、少子化、過労死を招いていると指摘しています。

会議の効率化や発言のない会議が一人当たりの生産力の低下に導いていることは、確かに経験的にもあるのでよくわかります。事前に目的やアジェンダの決まってない会議、上司が会議参加メンバーに一人一人仕事の報告をさせる会議、終了時間を決めてない会議・・・

ただ一方で、日本人の会議好きが国民性なのだとしたら、つまり日本型企業の組織力による大きな効果を生み出す仕事は、一見無駄かもしれない発言なき会議の中から醸成されているのかもしれません。発言がなくても顔を出す必要性、その場の雰囲気や空気を読んでおく必要性、いずれも効率度返しですが、わからなくはない必要性です。

欧米と日本での仕事のスタイルの違いが前提にあるとして、この効率では図れない「空気を読む」作業が日本人のスタイルだとするならば、このスタイルを否定するのではなく、受け入れながらも効率化できる部分を効率化するようなハイブリッド・スタイルが適しているのだと私は思います。

つまり参加する無駄を排除するのではなく、参加する際の効率化をいかに高めるか。会議には事前・最中・事後の３つの作業グループがあります。例えば、

事前は、会議招集における参加者のスケジュール調整、アジェンダ作り、資料の収集と作成

最中は、議事録の作成、資料の配布

事後は、議事録の完成と共有、使用資料の共有、To DoとDueの共有、フィードバックの収集

いずれもITで（Microsoft の Office と SharePoint ) 解決できるものばかりです。＞解決方法はこちらに詳細があります。ITの活用により効率化できる部分とFace to Faceだからこそ必要な部分をハイブリッドに使い分けるべきです。大きな変革ではなく、業務の中で少しずつの改善を積み上げていったほうが遠回りかもしれませんが地道にも一歩一歩前へ進めますから、徐々に問題意識も高まって相乗的に改善していけますね。

それにしても日欧米他先進30カ国が加盟する国際期間、OECD（経済協力開発機構）諸国において、日本の労働生産性が最低水準にあるという現実は悲観すべきですね・・・